チャットボード利用の流れ

ワークスペース内にチャットボードを新規登録します。

以下の情報を入力します。

• ボード名

• 顧客名

• 顧客のメールアドレス

以下の項目はオプションです。

• 重複防止キー

• メッセージID

※チャットボード登録用のAPIを準備中です。お急ぎの方はお問い合わせください。

お客様（ゲスト）へのメッセージを書き込みます。

• 定型文をワンクリックで書き込めます。
  定型文はワークスペースごとに複数登録でき、カスタマイズ可能です。
  → テンプレートセットについて

• ワンクリックボタンには、進行ステータス情報も紐づけられています。メッセージ送信と同時にステータスが自動的に「返答待ち」に更新されます。
  わざわざ進捗状況を手動で更新する必要はありません。

• 画像等のファイルを添付できます。
  ドラッグ＆ドロップにも対応しています。
  （最大1000MBまで）

チャットボードにメッセージを書き込むと、自動的にお客様に通知メールが送信されます。

• 通知メールは「notifications@chatease.jp」というメールアドレスから送信されます。

• メールの件名は以下の通りです。
  チャットボード通知【{{ ワークスペース名 }}】

お客様からの返答を待ちます。

• チャットボードの進行ステータスが「返答待ち」に更新されています。

• ボードの表示期限が30日後に設定されます。
  ※メッセージの書き込みの度に自動的に延長されます。

• 表示期限を過ぎると、お客様はチャットボードにアクセスできなくなります。
  ※ワークスペースのメンバーは期限に関係なくアクセス可能

• 表示期限、進行ステータス等は、手動で変更することもできます。

メッセージがなかなか既読にならない場合は、別の手段でお客様にご連絡を取るようにしてください。

メールの送信に関しましては、SPF、DKIM、DMARCなど可能な限りの対策をしていますが、迷惑メールフォルダやプロモーションフォルダに振り分けられてしまう場合があります。
また、ご存じかと思われますが、キャリアメールに至っては届かない確率がより高くなります。

お客様が返答を行います。

• お客様がコメントを書き込むと、ワークスペースのメンバー全員にメールの通知が届きます。

お客様からメッセージが書き込まれると、チャットボード一覧に返答があることを示すアイコンが点灯します。

• 青いメールアイコン
  未読のメッセージがあることを知らせます。
  チャットボードに入って、メッセージを確認するとグレーのアイコンに戻ります。

• オレンジ色の吹き出しアイコン
  お客様からのコメントに対して何も対応していないことを知らせるアイコンです。
  返答するとアイコンは消えます。

お客様からの返答に対応をします。

デザインの修正など、すぐに返答が難しい場合は、必ず次の連絡予定日を伝えましょう。
「準備できたら連絡します」はお客様にストレスを与え、信頼を損ねる最悪の返答です。今日なのか明日なのか、いつまで待てばよいのか分からない状態はお客様をイライラさせてしまいます。きちんと期日を伝えることで、お客様は安心して待つことができます。

この例では、再校正デザインの提示予定日を伝えるメッセージを入力しています。
メッセージ内の日付と、進行ステータスの日付は連動しており、次回の連絡予定日として進行ステータスに反映します。

内容が確定するまで、お客様と打ち合わせを繰り返します。

お客様が決定の意思を示されましたら、決定事項の書かれたコメントにある「決定」ボタンをクリックします。

決定内容を伝えるメッセージの中に、決定に至ったコメントの番号を差し込める仕様になっています。コメント番号を伝えることによって、決定内容の行き違いを防止します。

「決定」ボタンをクリックすると、「コメント番号」が挿入された状態の定型メッセージが入力されます。

確定したことを伝えるメッセージをお客様に伝えます。

進行ステータスが「完了」に更新されます。

• お客様は引き続きチャットボードに書き込むことができる状態が維持されます。

• 手動でチャットボードを閉鎖することも可能ですが、使用期限が切れるまでそのままにしておくことをお勧めします。
  お客様がコミュニケーションを突然打ち切られたと不快に感じることを避ける意図と、万一商品の不備等が発生した場合に対応がスピーディーになるメリットがあります。（クレーム対応はスピードが命）