機能・特徴について
オーダーメイド商品を扱うショップ向けチャットシステム「ChatEase（チャットイーズ）」の機能・特徴についてご紹介いたします。
メールを探す時間をゼロに
オーダーメイド商品を扱うショップにおいて、メールで行う顧客とのデザインや仕様の打ち合わせは大きな労力を必要とします。
このシステムは、顧客ごとのやりとりを時系列で確認できるため、過去のメールを探す手間がありません。顧客からも手間なく分かりやすいと好評です。
メールを探す作業に毎日どれくらい時間を使っていますか？
オーダーメイド商品を扱うネットショップを運営していた頃、忙しくて毎日時間に追われ困り果てていました。なんとか改善できないものかと、まずは自分の時間の使い方を記録してみました。30分タイマーをセットして、タイマーが鳴るたびに、作業内容を箇条書きにしていきました。驚いたことに、かなりの時間を「メールを探す」という作業に費やしていたことに気付きました。
それが、チャット型の顧客対応システムを作るきっかけになりました。
１日かかっていた顧客対応が、半分以下の時間で終わるようになりました。
今日何をすべきか迷わない、安心感
管理画面で各ボードの進行状況を一目で確認でき、いつまでに何をすべきかが明確になります。しかも進行ステータスは自動で設定。
「顧客対応の遅れ」や「返答がない顧客」がひとめで分かり、ストレスフリー・トラブルフリーな顧客対応が実現します。
チャットを送信する際に、進行状況ステータスを自動設定
チャット画面では、あらかじめ登録しておいた定型文をワンクリックで呼び出せます。各定型文には進行ステータスも紐づけておけるので、ワンクリックでメッセージの入力と進捗ステータスの更新の両方が行えます。
お客様にやさしい仕組み
顧客はメールのリンクをクリックするだけ。煩雑な会員登録やパスワード管理がいらないから、“使い方がわからない”と問い合わせが来る心配もありません。
導入した「ショップ」も「顧客」もストレスフリーに使用できます。
メールをワンクリックでチャットにアクセス
お客様（ゲスト）の中には、ログインなどの手順を難しいと感じる方もいらっしゃいます。
どんな方にも簡単にご利用いただけるよう、メールのリンクをワンクリックするだけでチャット画面にアクセスできるようにしました。
安心して利用できるチャットシステム
推測困難なランダムURLの採用や、30日で自動閉鎖される仕組みは、顧客とのやりとりの安全性を確保します。
顧客もショップも安心してご利用いただけます。
※有効期限は管理画面から変更できます。
パスワード無しだと心配ですか？
お客様（ゲスト）用のページのURLは、ランダムな英数字を組み合わせた推測が困難なものを採用しています。
当てずっぽうに入力したら、そのうちに当たってしまうのではないかと思われるかも知れませんが、心配は無用です。URLの組み合わせの種類は天文学的な数となります。例えば１秒に１回トライした場合に最初に当たるまでの平均時間は、宇宙誕生から現在までの時間の１億倍×１億倍以上かかる計算になります。
30日後に自動的にチャットボードが閉じる安全設計
いくら推測困難と言っても、いつまでも開放しておくのは不用心です。
安全のため最終書き込みから30日後に自動的にチャットボードが閉じる仕組みになっています。
また、チャットボードの表示期限は管理画面から延長・短縮が可能です。
複数スタッフでの対応もスムーズ
顧客とのやりとりを時系列ですべて確認できるため、チームで情報共有のための作業が不要です。また、チャットボード毎にメモ欄があり、チャット以外の情報も共有できます。
スタッフ間の引き継ぎ業務が不要なため、大幅な作業時間の短縮が実現するだけでなく、引継ぎ漏れも無くなります！
複数のスタッフが同時に対応するのを防止する仕組み
チームで顧客対応をする際に問題になるのが、ひとりの顧客に対して、複数のスタッフが同時にチャットでメッセージを送信してしまうこと。そうした事故を防止するために、どのスタッフがどのチャットボードにアクセスしているのかがリアルタイムに表示されるようになっています。
電話で返事が来たら共有できなくない？
確かに文章の入力が苦手なお客様はいらっしゃいます。
そんな時は、「お電話ありがとうございます。〇〇とのこと承知いたしました。」とチャットに書き込むと良いでしょう。書き込むことで記録が残りますし、お客様も自分が伝えた内容を再確認できるので安心です。
20年以上の試行錯誤が詰まってます
実は私たち自身が困り果てていて、20年以上前から試行錯誤の末に作り上げたのがこの仕組みです。
仕事がスムーズに進み時間短縮に貢献するだけでなく、顧客との距離がぐっと縮まる様々な工夫をちりばめています。「こんなに安心して取引できたのは初めてです」という顧客からの声が日常になります。
まるで Face to Face のコミュニケーション
お客様の中には、文字を使ったコミュニケーションに不慣れな方もいらっしゃいます。
例えば「良いです」とだけ短い返答があった場合、お客様の感情を読み取るのは非常に困難です。お客様が不満に思っているのか、喜んでいるのか分からず、それをストレスに感じるスタッフさんも多いのではないでしょうか？
そこで、お客様が返信する際に、感情を表現するキャラクターを選択できるようにしました。
この機能はお客様からもスタッフからも好評です！
